Em tempos de home office é provável que seu negócio tenha sofrido consideravelmente. Ninguém estava realmente preparado e agora é necessário implementar processos e adaptar sua equipe para trazer mais produtividade ao trabalhar de casa. A contabilidade digital pode ser uma das soluções que você esteve procurando. Continue lendo para entender exatamente o que é e como ela pode ajudar sua empresa.

O que é contabilidade digital?

Apesar da implementação do projeto de contabilidade digital ter começado em 2003 no Brasil, esse conceito ainda é bastante novo nas empresas. Em 2009 foram lançados o Sistema de Escrituração Digital (Sped) e nota fiscal eletrônica (NF-e) pela Receita Federal, o primeiro passo para a implementação dessa “nova” modalidade de contabilidade. Mais tarde, em 2015, veio o e-social para complementá-los.

Hoje é possível trabalhar com a contabilidade digital em praticamente qualquer tipo de empresa. Ao contrário do que muitos pensam ela não é um conjunto de softwares que substituem o contador. Pelo contrário, quem deseja trabalhar com esse tipo de contabilidade precisa ainda mais de uma equipe contábil bem preparada. E avisamos: já é bastante difícil adaptar-se ao mercado sem utilizar a contabilidade digital.

Basicamente, a contabilidade desse modelo tem como objetivo utilizar softwares para acessar e transmitir dados financeiros de forma eletrônica. Para isso, utiliza-se uma série de ferramentas digitais que também têm a vantagem de facilitar o acesso.

Empresas que estão começando a adaptar-se ao home office podem colher excelentes benefícios dessa prática. Como você verá mais à frente.

Dificuldades para adotar o home office

Devido à pandemia do COVID-19 alguns negócios viram-se forçados a adotar o home office. E não foram só pequenas empresas as afetadas. Mesmo negócios gigantescos, como Adobe, Facebook, Google e Microsoft divulgaram suas medidas de contingência e incluíram trabalhar em casa. Afinal de contas, é a melhor forma de evitar e que os colaboradores circulem e espalhem a doença.

No entanto, essa aparente medida perfeita veio com alguns problemas e dificuldades. Foi uma mudança repentina que exigiria mudar também toda a cultura e tradição de uma empresa. Mas poucos foram capazes de realmente se preparar para isso.

Além de medos trabalhistas, o empregador que agora tem uma equipe home office teme pelo controle das funções e informações. Marcar o ponto, controlar horários e manter a produtividade parecem desafios quase inatingíveis. E tudo pode ficar melhor utilizando a tecnologia.

Isso inclui a contabilidade digital. Manter processos contábeis eficientes é uma das chaves para manter o negócio financeiramente sólido durante a crise e garantir a recuperação mais tarde. Portanto, considere cuidadosamente o uso de ferramentas mais avançadas de contabilidade digital para manter sua empresa funcionando adequadamente.

Vantagens da contabilidade digital para quem está em home office

Utilizar a contabilidade digital é excelente para quem está com toda a equipe trabalhando em home office. Acredite ou não, ela pode reduzir custos, aumentar a produtividade e ajuda o gestor a manter o controle do seu negócio à distância.

1. Padronização de processos

Uma das maiores dores de quem tem uma equipe em home office é a falta de processos. Cada um trabalha da forma que mais lhe agrada e dificilmente adere a padrões utilizados anteriormente no escritório. A contabilidade digital resolve em parte esse problema, pelo menos na parte financeira.

Os sistemas de contabilidade criam um padrão de processos que devem ser seguidos para ter melhores resultados. Ao adotá-los é possível manter um fluxo de trabalho adequado e melhorar muito a produtividade. É muito melhor que confiar em trocas de e-mails e documentos online para trabalhar a contabilidade.

2. Segurança da informação

Qualquer gestor que preocupou-se com a segurança dos dados da empresa ao adotar o modelo home office estava certo! Apesar de ser muito prática, essa modalidade de trabalho cria mais pontos vulneráveis para ataques cibernéticos. A contabilidade é especialmente frágil e precisa de processos e softwares seguros para não gerar perdas.

Softwares de contabilidade digital são criados para melhorar a segurança dos dados e evitar ataques digitais. Isso é ainda mais eficiente quando o sistema e processos são implementados por uma empresa especializada.

3. Automação de rotinas

Rotinas contábeis básicas não precisam demandar muito tempo e mão de obra. Elas devem ser automatizadas para garantir que a empresa trabalhará da forma mais eficiente em home office. É exatamente isso que muitos softwares e sistemas de contabilidade digital fazem.

Além disso, eles permitem maior produtividade. Softwares desse tipo facilitam a vida do gestor ao utilizar notificações sempre que uma movimentação ou processo ocorre dentro da empresa.

4. Organização da equipe

Assim como ocorre na empresa, o ideal é que cada colaborador envolvido na contabilidade tenha acesso somente a informações pertinentes à sua atividade. A contabilidade digital facilita mais o home office por permitir controle de acesso de acordo com o usuário.

Ou seja, é possível liberar acesso a dados e áreas específicas para cada agrupamento de usuários, sejam eles básicos ou mais avançados, dependendo da função exercida pelo colaborador na organização.
Isso torna o sistema mais eficaz, garantindo pleno funcionamento e harmonia da equipe, ainda que remotamente, delegando funções e tarefas de acordo com cada função.

Percebeu como a contabilidade digital pode ser a saída para negócios que estão com dificuldade de implementar processos em home office? Ela é crucial para manter processos eficientes e aumentar a produtividade. Recomendamos ainda contratar uma empresa especializada para realizar a implementação, já que o uso correto dos softwares de contabilidade permite aumentar a segurança da informação e evitar ataques.